Après s’être penché le mois dernier sur les aspects sécurité, voici le deuxième volet de notre série réalisée en marge de l’initiative Ultimate Makeover (www.ultimatemakeover.lu), dédiée, ce mois-ci, à la productivité. Toute entreprise un tant soit peu réaliste ambitionne d’améliorer sa productivité. Plus encore, peut-être, les PME qui, pour évoluer, doivent optimiser l’ensemble de leurs ressources.

Les outils informatiques n’échappent pas à la règle et doivent également devenir un vecteur de création de valeur pour l’entreprise. «La Suite Office, par exemple, peut déjà répondre aux besoins essentiels d’une PME, explique Adrien Maugard, presales support chez Computersystems Luxembourg. Il faut cependant constater que, la plupart du temps, les entreprises n’en exploitent les capacités qu’à hauteur de 20%. Beaucoup considèrent par exemple Word comme un logiciel de traitement de texte uniquement. C’est bien plus que cela. Il doit être considéré comme un élément de l’écosystème Bureautique, permettant par exemple de gérer entièrement une campagne Marketing, et d’en mesurer le succès».

Du coup, les entreprises pourraient gagner un temps précieux en travaillant à l’amélioration de la productivité personnelle de chacun de ses employés, au travers de simples formations individuelles. Dans une même optique d’utilisation efficace, une migration de la version 2003 vers la version 2007 de la suite logicielle apporte également un surcroît de performance, en dépit d’un changement assez marqué de l’environnement-écran, qui nécessite donc, d’autant plus, une remise à niveau de l’utilisateur. «Au final, le temps gagné peut se chiffrer à quelques jours par employé et par an, ce qui est non négligeable», note M. Maugard.

Solution centralisées

Plus en amont dans l’infrastructure, les plates-formes de type Microsoft Windows Small Business Server 2008 sont aussi des atouts de productivité indispensable. «Aujourd’hui, SBS 2008 propose un package global idéalement adapté à l’entreprise qui souhaite améliorer sa gestion de l’information, avec des solutions de messagerie et de calendrier, mais aussi des outils de mise en place de travail collaboratif avancé», explique M. Maugard. Outre la centralisation des données, l’avantage est de permettre aussi un accès permanent aux informations via notamment des Smartphones, où le travail à distance via les services Web est inclus. Tout cela est possible sans altérer la sécurité des données de l’entreprise, qui reste un souci majeur pour les clients.

Il existe d’autres solutions IT complémentaires disponibles avec les autres suites Windows Server 2008 qui permettent d’améliorer sa productivité individuelle.

«La mise en place d’une infrastructure de type terminal serveur peut aujourd’hui répondre à de nombreuses attentes de l’entreprise», explique M. Maugard. Par exemple, avec un système décentralisé où les différents sites ne peuvent échanger des données trop volumineuses, il n’est pas possible de faire les échanges d’informations pendant les heures de bureau. Avec les outils Terminal Serveur, l’information est stockée dans les datacenters auxquels sont connectés tous les terminaux. Pour l’utilisateur rien ne change a priori, mais les informations sont mises à jour en temps réel.

«La formation est sans doute la chose la plus importante pour améliorer sa productivité. Acquérir un outil plus puissant si on ne peut pas l’utiliser de manière optimale est une aberration. Par ailleurs, pour que l’informatique devienne un centre de revenus, il faut une certaine organisation. Il est possible d’améliorer la productivité sans investissements trop importants, simplement en améliorant la capacité à utiliser les outils déjà à disposition», explique Adrien Maugard. A chacun d’apprécier en fonction de ses perspectives.