Pour gagner en efficacité, l’automatisation des processus constitue une solution à ne pas négliger. Beaucoup s’accordent pourtant à dire que les petites et moyennes entreprises ne voient pas encore bien l’enjeu que peuvent représenter de telles solutions. Dans le cadre du cycle ultimate makeover de Microsoft, nous nous arrêtons, ce mois-ci, sur cette problématique. «Souvent, les PME ont l’habitude de bricoler, explique Isabelle Reichert, senior consultant chez Orgavision. Elles font bien leur travail, mais ne savent pas précisément décrire les processus qui régulent leur business. De la même manière, ces entreprises n’ont pas souvent conscience du temps qu’elles perdent dans des tâches quotidiennes et fastidieuses, et donc du temps qu’elles pourraient gagner en améliorant leur fonctionnement».

Ces processus, une fois identifiés et structurés, peuvent pourtant être améliorés et, pour certains, automatisés. «Aujourd’hui, un progiciel peut, à lui seul, prendre en charge toute une série de fonctions allant de la gestion des stocks, des commandes à la comptabilité», poursuit Mme Reichert. Et les applications concrètes pleuvent. Dans le cadre d’un réapprovisionnement des stocks automatisé, par exemple, des mises à jour de prix, elles aussi automatiques, en fonction des informations des fournisseurs, peuvent être imaginées. Lorsqu’il est question de gérer des volumes importants ou un nombre considérable de pièces différentes, dont les prix varient fréquemment, un tel outil représente un gain de temps considérable.

«Beaucoup d’entreprises perdent du temps à saisir plusieurs fois les mêmes données: lorsqu’il faut répondre à un appel d’offre, puis au moment de la commande ou encore au moment de facturer, explique-t-elle. Avec un logiciel de gestion automatique des processus, on encodera une seule fois les informations. A partir d’une commande, par exemple, le programme pourra générer des achats si les marchandises nécessaires au client ou au service demandé ne sont pas en stock. De même, les informations ne devront plus être recherchées pour être encodées à nouveau au moment d’établir la facture. Un tel système peut même aller jusqu’à établir des états comptables ou analytiques».

Préserver sa flexibilité

L’automatisation des processus business permet de gagner du temps, de limiter les erreurs qui pourraient survenir à la suite d’encodages redondants, d’optimaliser les processus et d’avoir une meilleure vue sur la destinée de l’entreprise. De tels systèmes rendent en effet disponible, en temps réels, l’ensemble des informations utiles à la prise de décision stratégique.

«Tous ces éléments combinés vont permettre à l’entreprise d’être plus efficace, de gagner en compétitivité, explique Stephan Speicher, managing director d’Orgavision. Dans la période actuelle, ceux qui continueront à ‘bricoler’, comme ils le font depuis vingt ans, seront à un moment donné dépassés».

Et si l’automatisation des processus n’est pas une nouveauté, les exigences et les besoins des entreprises, eux, ont changé. «Ces solutions concernent aujourd’hui les PME comme les grandes structures, poursuit le managing director. Les solutions sont adaptées. Des avancées technologiques leur permettent de répondre à des exigences de mobilité et flexibilité propres aux PME».

Certaines solutions offrent aujourd’hui des plates-formes qui intègrent plusieurs interfaces propres à chaque rôle et adaptées à chacune des fonctions des processus de l’entreprise, ainsi que des outils bureautiques traditionnels. On relève un bémol toutefois lorsqu’il est question d’automatisation stricte des processus métiers dans le cadre d’une PME. «La force des PME, c’est, avant tout, leur flexibilité. Il faut donc veiller, au moment de choisir des solutions permettant d’automatiser des processus, de ne pas s’enfermer dans un système trop rigide, précise Isabelle Reichert. Une automatisation à l’extrême ne laisse pas beaucoup de place à cette flexibilité». Il est, de même, primordial d’adapter la gestion automatique de ses processus à l’entreprise, et non l’inverse.