Sur un DVD basique peut être enregistré l’équivalent de plusieurs dizaines de milliers de documents, ou de plusieurs centaines de classeurs. Présentés de manière aussi simpliste, ces chiffres plaident pour une numérisation à outrance de tout document papier. Mais la réalité du terrain n’est pas forcément si simple. «L’archivage électronique ne signifie pas que, par un coup de baguette magique, l’organisation et les procédures vont être simplifiées, indique Fabrice Migrenne, risk manager chez Fortis Luxembourg-Vie, intervenant dans le cadre du paperJam Business Club du 11 mars dernier sur l’archivage. Il s’agit simplement d’un système de gestion d’archivage auquel il faut s’adapter.»

3,5 millions d'archives

Et il sait de quoi il parle… Il y a dix ans, Fortis Luxembourg-Vie s’est lancée dans un grand chantier de numérisation qui a concerné près de 3,5 millions d’archives («une» archive pouvant contenir plusieurs pages…). Une démarche rendue compliquée aussi, par les contraintes réglementaires et législatives. «En amont, nous avons dû définir quels types de document devaient faire l’objet d’un archivage systématique. En aval, nous avons mis en place des procédures qui limitent l’accès à ces archives selon les besoins des utilisateurs. Sans oublier, bien sûr, la redondance des données pour se prémunir en cas de sinistre.»

La gestion de la sécurité des données électroniques est, bien souvent, un élément crucial, mais négligé par les entreprises. C’est en tous les cas le constat de Bernard Motro, consultant chez BM Conseil. «La problématique est toujours la même: il faut s’interroger sur quel type de données est accessible à quel type de personne et où cette donnée est exposée. Les entreprises sont conscientes de l’importance d’une bonne protection de leurs données, mais elles ne veulent pas forcément investir en termes de temps, car la mesure entre le coût du risque et le coût du temps passé à la formation de leurs salariés ne leur paraît pas rentable. Pourtant, si les salariés recevaient une introduction basique, cela leur serait aussi utile, à titre personnel. Et si leurs enfants sont, aujourd’hui, bien éduqués en la matière, ce sont les entreprises de demain qui en tireront bénéfice.»

Reste que tout archiver électroniquement n’est pas nécessairement utile, tant certains documents ne justifient pas un tel investissement. «Cela fait du sens lorsque plusieurs personnes ont besoin d’avoir accès aux mêmes documents en même temps, ou dans différents lieux, note Stefan Chorus, gérant de Streff. Mais si le besoin de recherche d’un document papier est minime ou peu probable, comme une ancienne facture, ce document peut tout aussi bien être répertorié dans un stock papier traditionnel, accessible à n’importe quel moment.»

Ça tombe bien, sans quoi les mètres cubes d’entrepôts de stockage de Steff seraient bien vite inutiles…

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